Автотранспортное предприятие может располагать значительным количеством автотранспорта, как основного, так и вспомогательного. Автотранспортные средства (автобусы, автомобили легковые и грузовые) относятся к основным средствам, и их бухгалтерский учёт должен вестись в соответствии со следующими документами:

• Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (ред. от 24.03.2000);
• Положение по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н (ред. от 18.05.02).

Учёт расходов автотранспортного предприятия, связанных с перевозкой пассажиров, - затраты на горюче-смазочные материалы, на техническое обслуживание и ремонт, на восстановление шин и др. - осуществляется в соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н (ред. от 30.03.01). Данные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Учёт горюче-смазочных материалов

Бухгалтерский учёт горюче-смазочных материалов (бензина, дизельного топлива, керосина, масел различных марок и др.) ведется на основании требований Положения по бухгалтерскому учёту 'Учёт материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденyого приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н. В соответствии с инструкцией к действующему Плану счетов учёт горюче-смазочных материалов, а также талонов на нефтепродукты осуществляется

на счете 10 «Материалы», субсчет «Топливо». К указанному субсчету могут быть открыты субсчета второго порядка:

1. «Топливо на складе»;
2. «Топливо в баках автотранспорта»;
3. «Топливо по талонам»;
4. «Газовое топливо».

Предприятие может вести учёт ГСМ с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». По дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» отражается покупная стоимость, а по кредиту - учётная стоимость нефтепродуктов. Аналитический учёт следует вести по наименованиям ГСМ, партиям и местам их хранения.

Разница между учётной и фактической ценами списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет или в кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». В конце отчётного периода разницы, накопленные на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», списываются на счета учёта затрат. Способ учёта ГСМ предприятие должно отразить в своей учётной политике для целей бухгалтерского учёта.

В настоящее время существует несколько вариантов снабжения транспортных организаций топливом:

1) выдача денежных средств под отчёт материально-ответственному лицу с последующим приобретением бензина на автозаправочных станциях и составлением авансового отчёта;

2) приобретение талонов (смарт-карт) на нефтепродукты и выдача их под отчёт работникам предприятия;

3) снабжение со складов горюче-смазочных материалов;

4) заправка транспортных средств топливом на собственной автозаправочной станции.

При использовании первого варианта водителю выдаются под отчёт денежные средства на покупку горюче-смазочных материалов в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 № 40.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчёт, обязаны не позднее трех рабочих дней после дня, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах (авансовый отчёт) и произвести окончательный расчёт по ним по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55). Отчёт составляется подотчётным лицом в одном экземпляре и передается после его утверждения руководителем в бухгалтерию. На оборотной стороне формы подотчётное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Документом, подтверждающим приобретение горюче-смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца (АЗС);
• ИНН организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дата выдачи чека;
• стоимость ГСМ с учётом НДС и налога с продаж.

Как правило, в кассовых чеках указывается еще и марка ГСМ, оплаченное количество и стоимость литра. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра).

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, а также суммы расходов, принятые к учёту и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчётным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру, перерасход - выдается подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. При этом составляются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами», К-т сч. 50 «Касса»

отражается сумма выданных под отчёт денежных средств;

Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. 'Топливо», К-т сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

отражается стоимость горюче-смазочных материалов в соответствии с чеком;

Д-т сч. 50 «Касса»,

К-т сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

отражается сумма остатка неиспользованного аванса, возвращенная в кассу предприятия;

Д-т сч. 71 «Расчёты с подотчётными лицами», К-т сч. 50 «Касса»

сумма перерасхода выдается подотчётному лицу.

Сумма НДС, оплаченная при приобретении ГСМ, может приниматься к вычету только при наличии счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171 НК РФ). Поскольку водитель, отчитываясь по суммам, выданным под отчёт, предъявляет только кассовые чеки, сумма налога, включенного в стоимость топлива, к вычету не предъявляется.

Для целей налогообложения прибыли расходы на бензин можно классифицировать как материальные расходы, связанные с реализацией услуг (подл. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Такие расходы уменьшают налогооблагаемую базу налога на прибыль при их экономической оправданности и надлежащей документальной подтвержденное™.

Второй вариант организации снабжения автотранспортного предприятия горюче-смазочными материалами - приобретение специальных талонов на нефтепродукты, которые затем выдаются под отчёт водителям. Стоимость таких талонов отражается на счете 10 «Материалы», субсчет «Топливо». Учёт талонов может вестись на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчётности».

Учёт движения талонов ведется в книге движения талонов. В книге регистрируется поступление талонов и их выдача водителям. Талоны должны храниться вместе с денежными документами в сейфе предприятия.

Суммы НДС, предъявленные организацией-продавцом и уплаченные ей при приобретении ГСМ, подлежат вычету на основании ст. 171, 172 НК РФ при наличии счетов-фактур и документов, подтверждающих фактическую оплату и принятие к учёту приобретенных горюче-смазочных материалов.

При снабжении горюче-смазочными материалами через склад предприятия или собственную АЗС могут возникнуть сложности по оприходованию ГСМ, связанные с разными единицами измерения и выдачи материально-ответственным лицам.

Нередко в поступивших от поставщиков первичных документах стоимость ГСМ указывается за тонну, а при выдаче через АЗС или со склада стоимость нефтепродуктов отражается в литрах. Пересчет из одних единиц в другие производится делением массы ГСМ на их плотность. Сведения о плотности нефтепродуктов указываются в товаросопроводительных документах, спецификациях на нефтепродукты, предоставляемых производителем (продавцом) в соответствии с установленными ГОСТами или техническими условиями. При плотности, например, нефтепродукта 0,826 г/см³ в 1 т, данного продукта содержится 1211 л.

Контроль расходования топлива ведется по путевым листам. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ на автомобильном транспорте» установлены формы путевых листов:

путевой лист легкового автомобиля (ф. № 3);

путевой лист грузового автомобиля (ф. № 4с - сдельная, 4п - повременная);

путевой лист автобуса (ф. № 6). Путевой лист является основным первичным документом работы автотранспортного средства и начисления заработной платы водителя предприятия.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется журнал учёта путевых листов (ф. № 8).

Выдача бензина водителям отражается в ежедневной раздаточной ведомости по видам топлива в разрезе каждого раздатчика (по машинам), которая является основанием для составления ведомости расхода топлива по каждому автобусу за отчётный период. Ведомость расхода топлива по транспортному средству может быть самостоятельно разработана автотранспортным предприятием. Данный документ должен содержать следующие показатели: дату; табельный номер; маршрут; показания спидометра (на начало и конец смены); пробег (по норме и фактический); получено бензина; залив в бак; расход бензина (по норме, фактически, отклонения); график; время; номер путевого листа.

На основании первичных документов, подтверждающих пробег автотранспортных средств, стоимость израсходованных горюче-смазочных материалов списывается на расходы предприятия.

Налоговый кодекс РФ не устанавливает ограничений по суммам, которые предприятие может затратить на горюче-смазочные материалы. Однако в ст. 252 НК РФ содержится указание на то, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически оправданными. Нормы списания горюче-смазочных материалов утверждает руководитель предприятия (отдельно для каждой марки и модификации автомобилей).

Списание ГСМ в производство может производиться также на основании данных о фактически выработанном топливе. При использовании этого метода остатки топлива в баках автотранспортных средств необходимо ежемесячно инвентаризировать и подтверждать актом. Данный метод неудобен для применения на крупных автопредприятиях, обладающих большим количеством автомобилей.

При определении размера материальных расходов при списании горюче-смазочных материалов в соответствии с принятой учётной политикой может применяться один из следующих методов оценки:

1. по себестоимости единицы запасов;
2. по средней себестоимости;
3. по себестоимости первых по времени приобретений (ФИФО);
4. по себестоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) - не рекомендуется.

Пример. Автобусный парк ежегодно производит расчёт маршрутных норм расхода автомобильного топлива для линейных автобусов на летний и зимний периоды. Расчёт ведется в разрезе номеров маршрутов, конкретных автобусов, исходя из суточного пробега автобусов на маршруте, длины маршрута, количества остановок. В дальнейшем эти данные позволяют утвердить среднюю дифференцированную норму топлива (отдельно по городу, по пригороду и в целом по предприятию).

. Производятся бухгалтерские записи:

Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. 'Топливо», К-т сч. 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму принятых к учёту материальных ценностей;

Д-т сч. 20 «Основное производство», К-т сч. 10 «Материалы», субсч. 'Топливо»

отражается стоимость топлива, израсходованного линейным транспортом;

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы», К-т сч. 10 «Материалы», субсч. 'Топливо»

отражено списание стоимости топлива, израсходованного легковым транспортом;

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы», К-т сч. 10 «Материалы», субсч. 'Топливо»

отражено списание стоимости топлива, израсходованного грузовым транспортом (специальным транспортом).

Учёт автомобильных шин

Автошины, поступающие вместе с новым автомобилем, (на колесах автомобиля и один запасной комплект) включаются в его первоначальную стоимость.

Учёт новых шин, поступающих от поставщиков, а также шин, снятых со списанного автотранспорта, но пригодных к дальнейшей эксплуатации без ремонта, ведется на счете 10 «Материалы», на отдельном субсчете.

Запасные части к автотранспорту учитывают по группам и маркам машин, для которых они предназначены. В местах хранения ведут их количественный учёт по наименованиям и номенклатурным номерам (с указанием цены приобретения). Срок эксплуатации автошин устанавливает руководитель организации.

Новые и бывшие в употреблении автомобильные шины учитывают раздельно в следующей оценке:

новые - по фактической стоимости (по фактическим затратам на приобретение) в соответствии с п. 6 ПБУ 5/01;

бывшие в употреблении и подлежащие ремонту - по цене возможного использования;

бывшие в употреблении и не подлежащие ремонту - по текущей рыночной стоимости;

отремонтированные - по стоимости, установленной для шин, бывших в употреблении, увеличенной на сумму затрат на восстановление.

Сумму НДС, уплаченную поставщикам автомобильных шин, организация имеет право принять к вычету на основании ст. 171, 172 НК РФ при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих фактическую уплату суммы налога поставщику. Автомобильные шины, переданные со склада в службу технической эксплуатации, отражаются на отдельном субсчете «Автомобильная резина в обороте», открываемом к счету 10 «Материалы».

Замена изношенных шин является заменой изношенных частей объекта основных средств и относится к текущему ремонту. Стоимость шин, установленных на колеса транспортных средств, отражается по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 10 «Материалы».

Автомобильные шины, снятые с транспортных средств в связи с непригодностью, но подлежащие восстановлению, отражаются в учёте обособленно. Затраты, понесенные предприятием при ремонте и восстановлении шин, отражаются на счете 23 «Вспомогательные производства».

Старые шины, не пригодные к восстановлению, принимаются к учёту как утильсырье. Производится запись:

Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Прочие материалы», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. «Прочие доходы»

отражена стоимость утильсырья, принятого к учёту.

Если старые автошины, не подлежащие восстановлению, передаются предприятиям вторичной переработки, в учёте отражается их реализация по договорной стоимости.