Тема 6. Документирование, инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учёта
Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учётный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.
К документам предъявляются следующие требования:
- точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;
- своевременность составления и ясность содержания;
- соблюдение установленных форм и реквизитов.
Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:
- наименование документа (формы), код формы;
- дата составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учётной информации. Это:
- номер документа;
- расчетные счета организации;
- основание для совершения хозяйственной операции.
Рассмотрим классификацию документов.
- По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.
- По характеру операций формы документов бывают:
Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.
Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.
- По назначению: распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчёт, расчетно-платежная ведомость).
- По степени обобщения: документы первичного и вторичного оформления.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учёта рабочего времени).
Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учётной информации: материальный отчёт складского имущества, накопительные ведомости, книги учёта, авансовый отчёт.
- По содержанию хозяйственных операций:
Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчёты).
- По способу охвата хозяйственной деятельности:
Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).
- По месту составления: внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчёты, авансовые отчёты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).
- По способу заполнения: ручным способом и при помощи вычислительной техники.
- По количеству учётных позиций: однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).
- По характеру фактов хозяйственной деятельности: кассовые, банковские, материальные и расчетные.
- По авторскому составлению: служебные и личные.
- По степени типизации: стандартные и нестандартные.
- По сроку исполнения: срочные и несрочные.
- По подлинности составления: подлинные и копии.
Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учёту. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей.
Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учёта, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учётных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:
- составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
- передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учётной обработки;
- проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;
- обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учёта однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учётные регистры;
- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учётных регистров, форм отчётности.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных представляет собой установление единой Унификация документов
Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Росстатом предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов на предприятиях.
(окончание следует)
Назад * В оглавление * Вперёд
Телефон +7 (911) 923-22-98
E-mail: