Тема 6. Документирование, инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учёта (окончание)
Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.
Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учёта, предварительного планирования документооборота.
График документооборота и обработки учётной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учёта. Правила документооборота и технология обработки учётной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учётных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимокнтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.
Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта. Ее данные служат для приведения показателей учёта в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учётом.
Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах учёта.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчётности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации предприятия; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
В соответствии с действующим Положением о бухгалтерском учёте и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов РФ 27.07.98 № 34н, годовой считается инвентаризация, которая проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 № 49) констатируется, что кроме материальных, нематериальных и прочих финансовых активов организации должны проводить инвентаризации кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов, незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов.
Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссии. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учётных данных, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данными инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации в следующем порядке:
излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;
недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Учётные регистры – книги, карточки, журналы или отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, диски и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчётности.
Учётные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.
По внешнему виду учётные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учётные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учёта в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учёта.
Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учёта, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.
Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учёта. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учётных данных.
Свободные листы представляют собой разновидность карточных учётных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).
По характеру записей учётные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них.
Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам.
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.
По объему содержания операций учётные регистры делятся на синтетические и аналитические.
Регистры синтетического учёта открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки).
Регистры аналитического учёта служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.
По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры - это различные карточки для учёта материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учёт ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.
Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учёта в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учёте только при ручном способе учёта.
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учёта.
Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении).
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учётные регистры подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.
- Проверка по существу (устанавливается целесообразность и законность операции, определяется место и сумма операции).
- Формальная проверка документа (выписан ли документ на бланке установленной формы, проверяется правильность заполнения всех реквизитов и подписей).
- Группировка, арифметическая проверка, таксировка (перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель) и котировка (определение и проставление корреспонденции счетов).
Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учётных регистрах, из которых она переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчётность.
Первичные документы, учётные регистры, бухгалтерская отчётность подлежат обязательному хранению. Ответственность за сохранность в период работы с ними и передачу в архив несет главный бухгалтер.
Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г.):
- бухгалтерские отчёты, балансы и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчётов и балансов: годовые – 10 лет, квартальные – 3 года;
- первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения и выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества, квитанции и др.) – 5 лет;
- инвентарные карточки и книги учёта основных средств – 3 года;
- учётные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) – 5 лет;
- вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости – 5 лет;
- расчетные (расчетно-платежные) ведомости, книги по учёту депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет;
- журналы, книги регистрации счетов, кассовые ордера, платежных поручений – 5 лет;
- документы по инвентаризации – 3 года;
- документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности – не менее 5 лет;
- исполнительные листы – не менее 5 лет;
- документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) – не менее 5 лет;
- акты документальных ревизий – 5 лет;
- акты проверки кассы, правильности взимания налогов – 5 лет;
- договоры, соглашения – 5 лет;
- реестры договоров – 3 года;
- договоры о материальной ответственности – 5 лет;
- образцы подписей материально ответственных лиц – до минования необходимости;
- лицевые счета рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета;
- расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Исправление ошибок в учётных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учётных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.
Способом «красное сторно» исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов. Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная запись сторнируется, т. е, снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов на нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции.
Форма бухгалтерского учёта – совокупность учётных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи.
В настоящее время организация может применять следующие формы бухгалтерского учёта: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.
При мемориально-ордерной форме основными учётными регистрами являются мемориальные ордера. В течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным операциям.
На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы как первичные, так и сводные.
Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.
Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учёта, построенный по синтетическим счетам.
Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учёта, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. Итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учёта должны быть равны итогу по регистрационному журналу.
К недостаткам мемориально-ордерной формы бухгалтерского учёта можно отнести: Трудоемкость учёта из-за многократного дублирования одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах).
Основными учётными регистрами при журнально-ордерной форме являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку.
Накапливание данных первичных документов производится в учётных регистрах, в которых отражаются все хозяйственные операции за отчётный месяц.
Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Аналитический и синтетический учёт осуществляется совместно. Карточки аналитического учёта могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов. Сохраняются инвентарные карточки, карточки или ведомости учёта затрат на производство по калькулируемым объектам. Поэтому оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учёта.
В журнально-ордерной форме бухгалтерского учёта применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера по кредиту счетов и вспомогательные ведомости по дебету счетов.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данные текущего бухгалтерского учёта ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учётным регистром. Он предназначен для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету сальдо на начало месяца, обороты за отчётный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.
По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными ведомостей.
Упрощенная форма «Журнал-Главная» - это книжно-карточная форма бухгалтерского учёта, предусмотренная для ведения учётного процесса на предприятиях с небольшим объемом производства (работ, услуг) ее называют американской.
В этой форме учётные регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учёта объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Одна сторона этой книги отражает структуру регистрационного журнала, другая – предназначается для систематической записи по синтетическим счетам.
Такая форма позволяет не составлять оборотную ведомость. В книгах и карточках этой формы ведется аналитический учёт и составляется на основе данных аналитического учёта оборотная ведомость аналитического учёта. Баланс составляется на основе Журнал-Главная.
Назад * В оглавление * Вперёд
Телефон +7 (911) 923-22-98
E-mail: