5. Документация и инвентаризация
Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.
Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях.
Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты:
-название документа
-номер документа
-подпись
-дату составления и содержание хозяйственной операции
-штамп (печать) организации
измерители операций.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. По назначению различают распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.
Распорядительные документы содержат приказ на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей являться не могут (приказы о зачислении на работу, отпуска и др.).
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для оражения хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах (расчеты, группировочные ведомости).
Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операций - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.
К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (разовые наряды), а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях (накопительные наряды).
Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от других организаций и лиц и используются в данной организации (платежные поручения, счета, чеки).
Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.
При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.
В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд - по табличной.
Некоторые документы используются в организациях всех форм собственности и отраслях народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций, рассчитанный на обработку информации на вычислительной технике. К относятся межотраслевые формы первичных документов.
Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из трех этапов.
Формальная проверка - проверка правильности использования первичных документов по форме и полноте заполнения их реквизитов.
Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформление данным документом.
Арифметическая проверка означает проверку правильности подсчета данных документа.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимости показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).
Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на оборотной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены. После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. В каждой организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков. По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.
Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны:
ошибки при отпуске и приеме ценностей;
неисправности оргтехники;
-наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);
-хищения и злоупотребления;
-контроль действия материально ответственных лиц.
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком, например, перед составлением годового отчета, а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).
Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмотренных «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» и «Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов».
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
перед составлением годового отчета;
при смене материально ответственных лиц;
при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;
при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:
-провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;
-выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;
-выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;
-разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.
Члены рабочих комиссий отвечают за:
своевременность и правильность проведения инвентаризации;
полноту и точность внесения в описи данных.
До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Опломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.
Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.
Инвентаризационная комиссия устанавливает виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке. Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет «Прибыли и убытки».
Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете
«Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 10 «Материалы»;
К-т сч. 43 «Готовая продукция»
К-т сч. 50 «Касса».
В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат –
Д-т счетов 20 «Основное производство,
25 «Общепроизводственные расходы»,
26 «Общехозяйственные расходы»;
К-т сч. 91 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются дебет счета «Прочие доходы и расходы» с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляют акт.
Назад * В оглавление * Вперёд
Телефон +7 (911) 923-22-98
E-mail: