6.Обобщение учётной информации для составления бухгалтерской отчётности
В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Обобщение сведений содержащихся в документах производится в учётных регистрах. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учёта, составления отчётности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.
При большом количестве записей в учётных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учётных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учётными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие - нет.
Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учёта. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.
При неправильно составленных бухгалтерских записях (проводках) ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых они были составлены. После того, как ошибки найдены, производят их исправление.
Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».
Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учётных регистрах, исправляются способом «дополнительных проводок». Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.
Пример. Отпущены в производство материалы на сумму
5500 руб. на счетах эта операция отражена следующей записью: Д-т сч. 20 «Основное производство» 5000 руб. К-т сч. 10 «Материалы» 5000 руб.
В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. по кредиту счета: «Материалы» и дебету счета «Основное производство» будет отражена правильная сумма.
Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.
Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.
В зависимости от сочетания учётных регистров, порядка их заполнения и способа обращения учётной информации различают несколько форм бухгалтерского учёта.
Мемориально-ордерная форма получила свое название от учётного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций.
Документы, на основе которых производится записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учёта). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учёта.
Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учёта.
В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится.
На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.
На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.
Аналитический учёт ведется в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам (рис.1.9)
Журнально-ордерная форма построена на использовании журналов-ордеров.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера. Каждый из них имеет свой постоянный номер и открывается для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу; ведутся они по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.
Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей: первая - собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету; вторая - являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру № 1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса», открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса».
Записи в указанные регистры производятся по шахматному принципу, т.е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.
Журналы-ордера второй группы используются для учёта операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчётными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учёта, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учёта и делать сверку между ними.
Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 60 аналитический учёт ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность организации конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету - данные синтетического учёта.
Журналы-ордера и ведомости третьей группы предназначены для учёта затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер № 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости № 12 (для учёта расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы» и №15 по счетам 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 96 «Резервы предстоящих расходов».
В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учёта, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12).
Журнал-ордер № 10 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчётности.
В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут составляться разработочные таблицы, где производят, например, расчеты амортизации, и др. Данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы-ордера. Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.
Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты собираются из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца.
Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчётности без дополнительных выборок.
В настоящее время применяются два варианта журнально-ордерной формы учёта. Первый вариант предназначен для крупных организаций и включает 17 журналов-ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц.
Для организаций, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.
Схема журнально-ордерной формы учёта представлена на рис.1.10.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учёта базируется на широком использовании в учёте ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем:
- полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
- использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей - магнитных лент, магнитных дисков;
- интеграция учёта на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;
- осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;
- автоматизация логических операций бухгалтерского учёта;
- решение задач бухгалтерского учёта в двух режимах - регламентном и запросном;
- получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;
- возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учёта (рис.1.11.) продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации.
Так, рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учёта и передавать полученные результаты в ВЦ, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учёта и отчётности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учёта.
По мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учёта. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.
Использование на практике машино-ориентированных форм бухгалтерского учёта имеет целый ряд преимуществ. К ним относятся:
применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;
возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
возможность выдачи информации по запросу;
освобождение времени учётного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.
С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учёту, так и программы по учёту отдельных объектов.
На малых предприятиях, имеющих ограниченный круг хозяйственных операций, учёт ведется по упрощенным формам.
Первый вариант упрощенной формы применяется на предприятиях при:
отсутствии собственных основных средств;
полном использовании в производстве поступивших в отчётном месяце материалов;
расчетах с поставщиками и покупателями по факту совершения операций;
простом производственном цикле и ежемесячной реализации продукции;
учёте доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.
При простой форме бухгалтерского учёта на основе данных первичных документов ведется комбинированный регистр синтетического и аналитического учёта «Книга учёта хозяйственных операций» (ф. К-1). В ней отражаются остатки по счетам на начало года по видам имущества, обязательств и т.д.
В течение года в хронологическом порядке линейно-позиционным способом фиксируется движение имущества, источников и затрат по всем счетам способом двойной записи. Затраты на производство (кредит счета 20) списываются на себестоимость реализованной продукции, работ и услуг (дебет счета 90). Финансовый результат от реализации выявляется путем сопоставления кредитового и дебетового оборотов по счету 90 «Продажи». Прибыль от реализации показывается по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» и дебету счета 90 «Продажи».
При получении убытков делается обратная запись. В конце месяца в книге учёта хозяйственных операций подсчитываются обороты и остатки. Итог оборотов по дебету и кредиту используемых на предприятии счетов должен быть равен итоговой сумме по гр.4 книги учёта хозяйственных операций.
Для учёта расчетов с персоналом по оплате труда и бюджетом по подоходному налогу применяется «Ведомость учёта оплаты труда» (ф. № В-8).
Информация в указанном регистре группируется в разрезе категорий работников, объектов учёта и видов производств.
Схема простой формы бухгалтерского учёта представлена на рис. 1.12.
Второй вариант упрощенной формы бухгалтерского учёта для малых предприятий предполагает использование регистров бухгалтерского учёта для отражения собственных основных средств, производственных запасов, а также для учёта расчетов с покупателями и поставщиками на основе предварительной или последующей оплаты счетов.
Учётными регистрами при этом варианте являются:
ведомость учёта основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа) (ф. № В-1);
ведомость учёта производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценностям (ф. № В-2);
ведомость учёта затрат на производство (ф. № В-3);
ведомость учёта денежных средств и фондов (ф. № В-4);
ведомость учёта расчетов и прочих операций (ф. № В-5);
ведомость учёта реализации (ф. № 6 - оплата) и (ф. № 6 - отгрузка);
ведомость учёта расчетов с поставщиками (ф. № В-7);
ведомость учёта оплаты труда (ф. № В-8).
Для всех указанных выше регистров характерны комбинированные записи. Данные в ведомостях сгруппированы также в аналитическом и синтетическом разрезах.
Обобщение данных синтетического учёта и контроль за правильностью осуществления записей в ведомостях (ф. 1-6) осуществляется путем составления в конце месяца регистра ведомости шахматной формы (ф. № В-9). В шахматную ведомость из ведомостей учёта заносят обороты по кредиту синтетического счета в корреспонденции с дебетом разных счетов и подсчитывают обороты по дебету счетов. Совпадение дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о правильности и полноте отражения операций в ведомостях текущего учёта.
Шахматная ведомость (ф. № В-9) служит основанием для составления оборотной ведомости. Фирма бухгалтерского учёта с использованием ведомостей представлена на рис.1.13.
Назад * В оглавление * Вперёд
Телефон +7 (911) 923-22-98
E-mail: